Texte%20OPENPASS


NOTRE SAVOIR FAIRE

OpenPass propose, en utilisant les dernières technologies (Mode Web, badges RFID ou QR Code ou Beacons, Smartphones NFC) un ensemble de services permettant la gestion totale de votre congrès ou événement.
Ampoule

LA SOLUTION OpenPass PERMET 

  • Inscription en ligne (Participants, Exposants, Visiteurs)

  • Mailing

  • Import Excel

  • Web services

  • Mise à jour des badges RFID à l’entrée du congrès

  • Poste d’accueil :

    • Saisie des informations du congressiste

    • Prise de photo

    • Paiement (C.B., Chèques, Espèces, différé,)

    • Impression badges et documents

    • Gestion des commandes et des quotas

  • Contrôle d’accès (congrès, conférences et ateliers, restauration, parkings...)

  • Retrait (Sacoche, CD, Manuel…)

  • Prêt / Rendu d'objets et de matériels

    • Casque de traduction, Terminaux…

    • Golfette, micro-ordinateur, talkie …

  • Pour les événements de longue durée, gestion de pressing pour l’organisation

  • Gestion de flotte de véhicules

  • Prise de contacts pour les exposants avec trackers et imprimantes

  • Exports et statistiques

  • Gestion totale de la comptabilité

Notre système supporte de nombreuses technologies de badges :

  • Badges format carte de crédit RFID (sans contact)

  • Badges PVC format carte de crédit avec QR Code

  • Badges « Papier » format A6 (A4 plié en 4) avec QR Code

  • Bracelets et porte-clés avec QR Code ou chip RFID

  • Beacons

cartes

OpenPass a la propriété et la maîtrise de ses développements

et peut en conséquence développer des modules complémentaires

Inscription%20lignecroix

Le site d’inscriptions en ligne permet aux différentes catégories de participants (congressistes, exposants, visiteurs) de s’inscrire.

placeholder imageGestion%20accueil

OpenPass propose des solutions adaptées et fournit l'équipement nécessaire à l'impression des badges (QR code et RFID), des documents et la possibilité de faire de la prise photo afin de l'imprimer sur le badge.

placeholder imageControle%20acces

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il peut être pointé en entrée ou en sortie et être autorisé une ou plusieurs fois.

placeholder imageMise%20à%20jour%20des%20badges%20RFID

Les participants ayant réglé leur cotisation en ligne peuvent mettre leur badge RFID à jour et ainsi accéder au congrès sans passer par les accueils. Ils peuvent également consulter leurs commandes (accès, restauration, …) sur des terminaux en libre-service.

placeholder imagePrêt%20de%20matériels

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (casque de traduction, outils, micro-ordinateur,…). Il est identifié grâce à son badge. Vous avez en temps réel les matériels empruntés et l’état du stock.

placeholder imageDistribution%20de%20badges

Pour faciliter la distribution « d’objets » (CD, mallette, tenues, ouvrages, documents,…) les droits à un ou plusieurs objets sont inscrits dans le badge. Cela supprime les risques de fraude. 
OpenPass peut fournir en temps réel le nombre et le pourcentage d’objets distribués.

placeholder imageImpressions

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations, …).

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Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données. Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de congressistes, type de droits, etc…).

placeholder imageGestion%20de%20flottes

Des P.D.A. permettent de gérer des flottes de véhicules

DÉTAILS

Inscriptions en ligne

Inscription%20ligne

Le site d’inscriptions en ligne permet aux différentes catégories de participants :

Congressistes

  • De s’inscrire en ligne en fonction des jours

  • D’acheter toutes prestations complémentaires (ateliers, restauration, galas, …)

  • De régler par C.B., chèques, virement ou post paiement

Ils reçoivent par mail leur reçu, leur badge QR Code ou un e-badge pour récupérer, sur le congrès ou l’événement, leur badge RFID par exemple

Une comptabilité permet de connaître les quantités et montants des différentes prestations achetées ainsi que les modes de paiements associés

Exposants

  • De gérer son compte

  • De commander des prestations et des badges

  • De louer des trackers et des imprimantes pour les prises de contact

  • De créer un questionnaire pour déroulement sur les trackers

    De récupérer au format Excel les coordonnées des contacts et les réponses au questionnaire

  • D'envoyer des invitations pour les prospects et des mailings

  • D'envoyer des invitations pour les prospects et des mailings

Visiteurs

  • De s'inscrire en ligne

  • De télécharger leur badge QR Code pour l’accès

  • De télécharger leur facture

Gestion de l'accueil

Inscription%20ligne

OpenPass gère les postes d’accueil qui permettent :

  • L’inscription des congressistes en fonction :

    • De l’organisme (possibilité de gérer plusieurs congrès en même temps)

    • De la catégorie

    • Des quotas et des places restants disponibles

  • L'achat de prestations complémentaires (ateliers, manuels, restaurations, galas, …)

  • Le règlement par C.B. chèques, espèces, différé, multiple et paiements groupés

  • L’impression du badge QR Code ou RFID (avec possibilité de photo), du reçu (ou facture) et du certificat de présence

L’organisateur peut consulter en temps réel les ventes par date/heure, catégorie de participants, produits, mode de règlement.

Nos atouts :

  • La simplicité et l’ergonomie d’utilisation pour les hôte(sse)s

  • Une fluidité maximale

  • La suppression des erreurs (T.P.E. et lecteurs de chèques connectés aux postes d’accueil)

  • La suppression des fraudes (prise et fin de service à l’aide de badges RFID pour les hôte(sse)s)

  • La clôture de caisse et le comptage immédiat

  • La vérification des opérations de caisse

Contrôle des accès

Inscription%20ligne

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il peut être pointé en entrée ou en sortie et être autorisé une ou plusieurs fois.

Pour les badges RFID et QR Code, les droits sont portés par le badge ce qui permet un contrôle en absence de réseau avec le serveur (Perte du WIFI).

L’accès à la zone peut être permanent, ou limité à une seule fois ou possible après une sortie (Antipass back). Le contrôle peut s’effectuer en entrée et en entrée-sortie.

Si la connexion est effective avec le serveur, le gestionnaire peut consulter et exporter après sélection et tri les différents événements.

Mise à jour des badges RFID

Inscription%20ligne

Les participants ayant réglé leur cotisation en ligne peuvent mettre leur badge RFID à jour et ainsi accéder au congrès sans passer par les accueils. Ils peuvent également consulter leurs commandes (accès, restauration, …) sur des terminaux en libre-service.

Le badge RFID (sans contact) utilisé comme un badge de membre est ré-actualisable chaque année. Si l’année suivante, le participant achète son forfait en ligne, une simple présentation du badge sur des bornes automatiques met à jour ses droits. Les avantages sont nombreux :

  • Un accès direct aux conférences

  • Moins de postes d'accueil

  • Une fluidité augmentée donc moins de files d’attente

  • Les droits sont dans le badge, donc contrôlables éventuellement sans réseau

  • Un badge impossible à dupliquer (la fraude est supprimée)

Prêt/Rendu de matériels

Inscription%20ligne

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (casque de traduction, outils, micro-ordinateur,…). Il est identifié grâce à son badge. Vous avez en temps réel les matériels empruntés et l’état du stock.

Chaque matériel comporte un QR Code. L’hôte(sse) à l’aide d’un P.D.A. flashe le QR Code du badge de l’emprunteur (ou son badge RFID) puis le QR Code du matériel.
Le rendu s’effectue simplement par Flashe du QR Code du matériel.
Le gestionnaire à l’état en temps réel (visualisation ou export Excel) des Prêts et des rendus ainsi que la liste des matériels disponibles.


Distribution d'objets

Inscription%20ligne

Pour faciliter la distribution « d’objets » (CD, mallettes, lunettes 3D, tenues, ouvrages, documents), les droits à un ou plusieurs objets sont inscrits dans le badge. Cela supprime les risques de fraude. OpenPass peut fournir en temps réel le nombre et le pourcentage d’objets distribués.


Impressions

Inscription%20ligne

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations, …).


Exports et statistiques

Inscription%20ligne

Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données.
Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de congressistes, type de droits, etc…).

Exports

  • Inscrits en fonction des catégories

  • Commandes

  • Journaux comptables

  • Mails

  • Badges

Statistiques

  • Par catégories

  • Par Pays

  • Par départements

  • Par zones géographiques

  • Par fonctions

  • Occupation des salles

  • Nombre entrées et sorties

  • Refus

3%20ecrans%20Statistiques

Gestion de flottes de véhicules

Des P.D.A. permettent de gérer des flottes de véhicules y compris l'état du véhicule et des équipements, du temps d’utilisation, de la disponibilité ,…

Courtesy

Le principe est le suivant :

  • Pour le prêt :

    • Scan du QR Code du badge de l’emprunteur

    • Scan du QR Code collé sur le véhicule ou la clé

  • Pour le rendu :

    • Scan du QR Code collé sur le véhicule ou sur la clé.

  • Un fichier Excel permet l’import de toutes les caractéristiques du véhicules

    • Immatriculation, numéro de production, localisation, kilométrage, niveau de carburant, état de la carrosserie, propreté intérieure et extérieure, équipements, ...

  • Un export Excelcomporte :

    • La liste des courses par véhicules et par chauffeur

    • La durée des courses par chauffeurs ainsi que les cumuls