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NOTRE SAVOIR-FAIRE

OpenPass propose, en utilisant les dernières technologies (Mode Web, badges RFID, QR Code ou Beacons, Smartphones NFC) un ensemble de services permettant la gestion totale de votre congrès ou événement.

LA SOLUTION OpenPass PERMET

Inscription en ligne (Participants, Exposants, Visiteurs)
Mailing
Import de fichiers Excel
Web services avec d’autres sociétés
Impression des badges en amont de l'événement
Mise à jour des badges RFID à l’entrée du congrès
Poste d’accueil :
- Saisie des informations du congressiste
- Prise de photo
- Paiement (CB, Chèque, Espèces, différé...)
- Impression badges et documents
- Gestion des commandes et des quotas

Contrôle d’accès (congrès, conférences et ateliers, restauration, parkings...)
Retrait (Sacoche, CD, Manuel…)
Prêt / Rendu d'objets et de matériels
- Casque de traduction, Terminaux…
- Golfette, micro-ordinateur, talkie…
Pour les événements de longue durée, gestion de pressing...
Gestion de flotte de véhicules
Prise de contacts pour les exposants avec trackers et imprimantes
Exports et statistiques
Gestion totale de la comptabilité

Notre système supporte de nombreuses technologies de badges :

Badges format carte de crédit RFID (sans contact)
Badges PVC format carte de crédit avec QR Code
Badges « Papier » format A6 (A4 plié en 4) avec QR Code
Bracelets et porte-clés avec QR Code ou chip RFID
Beacons

OpenPass a la propriété et la maîtrise de ses développements

et peut en conséquence développer des modules complémentaires

Le site d’inscription en ligne permet aux différentes catégories de participants de s’inscrire (congressistes, exposants, visiteurs…).

Le système d’administration permet la gestion compléte de l’événement.

Impression des badges RFID ou papier avec QR code.

OpenPass propose des solutions adaptées et fournit l'équipement nécessaire à l'impression des badges (QR code et RFID), des documents avec prise photo afin de l'imprimer sur le badge.

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il est contrôlé en entrée et/ou en sorties.

Prise de contacts pour les exposants avec trackers et imprimantes

Les participants inscrits en ligne peuvent mettre leur badge RFID à jour sur des postes d’accueil. S’il y a du WIFI les droits sont téléchargés dans les PDA via liste blanche pour les badges QR Code.

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (casque de traduction, outils, micro-ordinateur…). Il est identifié grâce à son badge. Le gestionnaire a accès en temps réel aux matériels empruntés et l’état du stock.

Pour faciliter la distribution « d’objets » (CD, mallette, tenues, ouvrages, documents…) les droits à un ou plusieurs objets sont inscrits dans le badge pour éviter les risques de fraude.
OpenPass peut fournir en temps réel le nombre et le pourcentage d’objets distribués.

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations…).

Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données. Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de participants, type de droits, etc…).

Des P.D.A. permettent de gérer des flottes de véhicules

DÉTAILS

Inscriptions en ligne

Le site d’inscriptions en ligne permet :

Aux Congressistes

De s’inscrire en ligne en fonction des jours
D’acheter toutes prestations complémentaires (ateliers, restauration, galas…)
De régler par CB, chèque, virement ou post paiement

Ils reçoivent par mail leur reçu, leur badge QR Code ou un e-badge pour récupérer, sur le congrès ou l’événement, leur badge RFID

Une comptabilité permet de connaître les quantités et montants des différentes prestations achetées ainsi que les modes de paiements associés

Aux Exposants

De gérer leur compte
De commander des prestations et des badges d'accès
D'envoyer des invitations et des mailings pour les prospects
De louer des trackers et des imprimantes pour les prises de contact
De créer le questionnaire à renseigner sur les trackers
De récupérer au format Excel les coordonnées des contacts et les réponses au questionnaire

Aux Visiteurs

De s'inscrire en ligne
De télécharger leur badge QR Code pour l’accès
De télécharger leur facture ou justificatif

Système d'administration

Le système d’administration :

Fonctionne en mode web
Disponibilité totale avec son mode multi serveurs et sauvegarde
Gestion des administrateurs
Gère les participants, visiteurs et exposants
Gère l'accueil avec prise de photos
Gère des services (accès (zones, conférences, ateliers), personnalisation des cartes, consultation/ rechargement des cartes, retrait des sacoches, impression des certificats de présence et reçu, D.P.C., Prêt/rendu (terminaux, casques de traduction...), accès aux restaurants, etc…) avec affichage sur un planning

Gestion des catégories et des forfaits
État et visualisation graphique en temps réel du remplissage des salles
Gestion des cartes en opposition (liste noire)
Journaux de caisse des postes d’accueil
Gère les terminaux, leurs aspects et leur état
Edition des états et rapports statistiques au format Excel ou pdf

Impression des badges

Les impressions sont paramétrables :

Type d’impression (PVC en technologie RFID ou QR Code, Papier)
Impression recto/verso
Impression unitaire

Impression par lot : Par Nom/Prénom, Prénom/Nom, Français/Étrangers, Code postal, Ordre inverse,...

Gestion de l'accueil

OpenPass gère les postes d’accueil qui permettent :

L’inscription des participants en fonction :
- De leur société ou association
- De la catégorie
- Des quotas et des places restants disponibles
L'achat de prestations complémentaires (ateliers, manuels, restauration, galas…)
Le règlement par CB, chèque, espèces, différé, multiple et paiements groupés
L’impression du badge QR Code ou RFID (avec possibilité de photo), du reçu ou facture et du certificat de présence

L’organisateur peut consulter en temps réel les ventes par date/heure, catégorie de participants, produits, mode de règlement.

Nos atouts :

La simplicité et l’ergonomie d’utilisation pour les hôte(sse)s
Une fluidité maximale
La suppression des erreurs (terminaux CB et lecteurs de chèques connectés aux postes d’accueil)
La suppression des fraudes (prise et fin de service à l’aide de badges RFID pour les hôte(sse)s)
La clôture de caisse
La vérification des opérations de caisse

Contrôle des accès

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il peut être contrôlé en entrée ou en sortie et être autorisé une ou plusieurs fois.

Pour les badges RFID et QR Code, les droits sont inclus dans le badge ce qui permet un contrôle en absence de réseau avec le serveur (Perte du WIFI).

En fonction des paramétrages l’accès peut s’effectuer en entrée ou en entrée et sortie.
Il peut être permanent (conférence par exemple), ou limité à une seule fois (restauration par exemple) ou si l’anti pass-Back est actif toute nouvelle entrée n’est possible qu'après une sortie.

Le gestionnaire peut consulter et exporter après sélection et tri les différents événements.

Mise à jour des droits

Le badge RFID est intéressant lorsque les participants reviennent chaque année dans la grande majorité au même congrès (Congrès médicaux par exemple).
Les participants possédant un badge RFID ayant réglé leur inscription en ligne présentent leur badge à l’entrée de l’événement sur des bornes automatiques de mise à jour des droits et peuvent ainsi accéder au congrès sans passer par les accueils.
Si l’événement comporte du WIFI, il est possible d’ajouter ou de supprimer des droits qui sont téléchargés dans la liste blanche des P.D.A. de contrôle (Smartphone). Dans ce cas les postes de mise à jour ne sont pas nécessaires.

Les avantages du badge RFID sont :

Un accès direct aux conférences, restauration...
Moins de postes d'accueil
Une fluidité augmentée donc moins de files d’attente
La fraude est supprimée car la duplication est impossible
Si le badge est perdu ou oublié, l’impression du nouveau badge met automatiquement l’ancien en liste noire.

Le badge QR Code comporte les droits d’accès par défaut. Si l’événement comporte du WIFI, il est possible d’ajouter ou de supprimer des droits qui sont téléchargés dans la liste blanche des P.D.A. de contrôle (Smartphone).

Les avantages du badge QR Code sont :

Un accès direct aux conférences, restauration...
Si le badge est perdu ou oublié, l’impression du nouveau badge met automatiquement l’ancien en liste noire.

Prêt/Rendu de matériels

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (casque de traduction, outils, micro-ordinateur…). Il est identifié grâce à son badge. Le gestionnaire connaît en temps réel les matériels empruntés et l’état du stock.

Chaque matériel comporte un QR Code. L’hôte(sse) à l’aide d’un PDA flashe le QR Code du badge de l’emprunteur (ou son badge RFID) puis le QR Code sur matériel.
Le rendu s’effectue simplement par flashage du QR Code du matériel.
Le gestionnaire a, en temps réel (visualisation ou export Excel) l’état des prêts et des rendus ainsi que la liste des matériels disponibles.

Distribution d'objets

Pour faciliter et sécuriser la distribution « d’objets » (CD, mallettes, lunettes 3D, tenues, ouvrages, documents), les droit sont inscrits dans le badge. Cela supprime les risques de fraude. OpenPass peut fournir en temps réel le nombre et le pourcentage d’objets distribués.

Impressions

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations…).

Exports et statistiques

Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données.
Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de participants, type de droits, etc…).

Exports

Inscrits en fonction des catégories
Commandes
Journaux comptables (Excel ou pdf) et recettes permettant l’intégration dans leur propre comptabilité
Mails
Nombre de badges fonction des catégories, du mode d’inscription, ...

Statistiques et autres

Par catégories
Par Pays
Par départements
Par zones géographiques
Par fonctions

Taux d'occupation des salles
Nombre d'entrées et de sorties
Refus

Gestion d'une flotte de véhicules

Des PDA permettent de gérer une flotte de véhicules : l'état du véhicule, des équipements, du temps d’utilisation, de la disponibilité…
Chaque véhicule comporte un QR Code collé sur le pare-brise ou la clé du véhicule.

Le principe est le suivant :

Pour le prêt :
- Scan du QR Code du badge de l’emprunteur
- Scan du QR Code collé sur le véhicule ou la clé
Pour le rendu :
- Scan du QR Code collé sur le véhicule ou sur la clé.

Un fichier Excel permet l’import de toutes les caractéristiques des véhicules
- Immatriculation, numéro de production, localisation, kilométrage, niveau de carburant, état de la carrosserie, propreté intérieure et extérieure, équipements, ...
Un export Excel comporte :
- La liste des courses par véhicule et par chauffeur
- La durée des courses par chauffeur ainsi que les cumuls