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NOTRE SAVOIR-FAIRE

OpenPass propose, en utilisant les dernières technologies (Mode Web, badges RFID, QR Code ou Beacons, Smartphones NFC) un ensemble de services permettant la gestion totale de votre congrès ou événement.

LA SOLUTION OpenPass permet

Inscription en ligne (Participants, Exposants, Visiteurs)
Mailing
Import de fichiers Excel
Web services avec d’autres sociétés
Impression des badges en amont de l'événement
Mise à jour des badges RFID à l’entrée du congrès et pour les badges avec QR Code, mise à jour automatique des listes blanches et des listes noires.
Poste d’accueil :
- Saisie des informations du congressiste
- Prise de photos
- Paiement (CB, Chèque, Espèces, différé...)
- Impression de badges et de documents
- Gestion des commandes et des quotas

Contrôle d’accès à l’aide de smartphones (congrès, conférences et ateliers, restauration, parkings...)
Retrait (Sacoche, CD, Manuel…)
Prêt / Rendu d'objets et de matériels :
- Casque de traduction, Terminaux…
- Golfette, micro-ordinateur, talkie…
Pour les événements de longue durée, gestion de pressing...
Gestion de flotte de véhicules
Prise de contacts pour les exposants avec trackers et imprimantes
Exports et statistiques
Gestion totale de la comptabilité
Nouveau : Monitoring de tous les Smartphones (Accès, Prêt-Rendu, Gestion de flottes de Véhicules)

Notre système supporte de nombreuses technologies de badges :

Badges RFID (sans contact) au format carte de crédit
Badges PVC avec QR Code au format carte de crédit
Badges « Papier » avec QR Code au format A6 (A4 plié en 4)
Bracelets et porte-clés avec QR Code ou chip RFID
Beacons

OpenPass a la propriété et la maîtrise de ses développements

et peut en conséquence développer des modules complémentaires

Le site d’inscription en ligne permet aux différentes catégories de participants de s’inscrire (congressistes, exposants, visiteurs…).

Le système d’administration permet la gestion complète de l’événement.

Impression des badges RFID ou papier avec QR code ou badge PVC avec QR code et des bracelets.

OpenPass propose des solutions adaptées et fournit les matériels nécessaires pour l'impression des badges (QR code et RFID), des documents et la prise photos.

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il est contrôlé en entrée et/ou en sortie.

Prise de contacts pour les exposants avec trackers et imprimantes.

Les participants inscrits en ligne peuvent mettre leur badge RFID à jour sur des postes d’accueil. Pour les badges avec QR Code les droits sont téléchargés dans les PDA via liste blanche.

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (casques de traduction, outils, micro-ordinateurs, golfettes…).
Il est identifié grâce à son badge.
Le gestionnaire connaît en temps réel les matériels empruntés et l’état du stock.

Pour faciliter la distribution « d’objets » (CD, mallette, tenues, ouvrages, documents…). les droits à un ou plusieurs objets sont inscrits dans le badge pour éviter les risques de fraude. Le gestionnaire connaît en temps réel le nombre et le pourcentage d’objets distribués.

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations…).

Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données. Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de participants, type de droits, etc…).

Des smartphones permettent de gérer des flottes de véhicules.

Le Site Gestion des Smartphones affiche en temps réel l’état de tous les Smartphones.

DÉTAILS

Inscriptions en ligne

Le site d’inscriptions en ligne permet :

Aux Congressistes

De s’inscrire en ligne en fonction des jours
D’acheter toutes prestations complémentaires (ateliers, restauration, galas…)
De régler par CB, chèque, virement ou post paiement

Ils reçoivent par mail leur reçu, leur badge QR Code ou un e-badge pour récupérer, sur le congrès ou l’événement, leur badge RFID ou leur badge QR Code définitif

Une comptabilité permet de connaître les quantités et montants des différentes prestations achetées ainsi que les modes de paiements associés

Aux Exposants

De gérer leur compte
De commander des prestations et des badges d'accès
D'envoyer des invitations et des mailings pour les prospects
De louer des trackers et des imprimantes pour les prises de contact
De créer le questionnaire à renseigner sur les trackers
De récupérer au format Excel les coordonnées des contacts et les réponses au questionnaire

Aux Visiteurs

De s'inscrire en ligne
De télécharger leur badge QR Code pour l’accès
De télécharger leur facture ou justificatif

Système d'administration

Le système d’administration :

Fonctionne en mode web
Disponibilité totale avec son mode multi serveurs et sauvegardes automatiques
Gestion des administrateurs
Gère les participants, visiteurs et exposants
Gère l'accueil avec prise de photos
Gère les services d’accès (zones, conférences, ateliers), la personnalisation des cartes, la consultation/ rechargement cartes, le retrait des sacoches, l’impression des certificats de présence et des reçus, le D.P.C., le prêt/rendu (terminaux, casques de traduction), l’accès aux restaurants, etc…) avec affichage sur un planning

Gère les catégories, les sous-catégories et les forfaits
Affiche en temps réel le remplissage des salles en mode texte et graphique
Gére les cartes en opposition (liste noire)
Traite les journaux de caisse des postes d’accueil
Gère les terminaux, leurs aspects et leur état
Permet l'édition des états et rapports statistiques au format Excel ou pdf

Impression des badges

Les impressions sont paramétrables :

Type d’impression : PVC en technologie RFID ou QR Code (PVC ou papier) et bracelets
Impression recto/verso
Impression unitaire

Impression par lot : Par Nom/Prénom, Prénom/Nom, Français/Étrangers, Code postal, Ordre inverse,...

Les avantages du badge RFID sont :

Pour les évènements annuels, réutilisation pour les années suivantes
La fraude est supprimée car la duplication est impossible
Si le badge est perdu ou oublié, l’impression du nouveau badge met automatiquement l’ancien en liste noire

Les avantages du badge QR Code sont :

Faible coût
Si le badge est perdu ou oublié, l’impression du nouveau badge met automatiquement l’ancien en liste noire.
Protection contre l’ajout ou la modification des droits : fonction de hachage crypto-graphique MD5

Protection contre la duplication avec l’impression d’une holo image impossible à imprimer sur une imprimante cartes (voisin d’un hologramme mais moins cher)

Gestion de l'accueil

OpenPass gère les postes d’accueil qui permettent :

L’inscription des participants en fonction :
- De leur société ou association
- De la catégorie
- Des quotas et des places restants disponibles
L'achat de prestations complémentaires (ateliers, manuels, restauration, galas…)
Le règlement par CB, chèque, espèces, différé, multiple et paiements groupés
L’impression du badge QR Code ou RFID (avec possibilité de photo), du reçu ou facture et du certificat de présence

L’organisateur peut consulter en temps réel les ventes par date/heure, catégorie de participants, produits, mode de règlement
Un dashboard permet la visualisation ou l’extraction totale ou partielle des ventes

Nos atouts :

La simplicité et l’ergonomie d’utilisation pour les hôte(sse)s
Une fluidité maximale
La suppression des erreurs (terminaux CB et lecteurs de chèques connectés aux postes d’accueil)
La suppression des fraudes (prise et fin de service à l’aide de badges RFID pour les hôte(sse)s)
La clôture de caisse
La vérification des opérations de caisse

Mise à jour des droits

Si l’événement comporte du WI-FI, ou si les smartphones sont équipés de SIM, il est possible d’ajouter ou de supprimer des droits qui sont téléchargés dans la liste blanche des smartphones de contrôle. Le smartphone contrôle les droits par rapport à la liste blanche.
Dans ce cas les postes de mise à jour ne sont pas nécessaires.
Chaque badge perdu ou volé ou participant indésirable est mis en liste noire. Cette liste noire est transférée toutes les mn dans les smartphones via le réseau.
Lorsqu’un badge en liste noire est présenté au smartphone, l’entrée est refusée.

Contrôle des accès

Après présentation de son badge sur un Smartphone le visiteur accède à la zone contrôlée. Il peut être contrôlé en entrée ou en sortie et être autorisé une ou plusieurs fois.

Pour les badges RFID et QR Code, les droits sont inclus dans le badge ou téléchargés dans le Smartphone (Liste blanche) ce qui permet un contrôle en absence de réseau. Nos smartphones sont équipés de Sim Multi opérateurs ce qui permet en cas de défaillance du réseau WI-FI de se connecter via un réseau mobile : Orange, Free, Bouygues ou SFR.

En fonction des paramétrages l’accès peut s’effectuer en entrée ou en entrée et sortie.
Il peut être permanent (conférence par exemple), ou limité à une seule fois (restauration par exemple) ou si l’anti pass-Back est actif toute nouvelle entrée n’est possible qu'après une sortie.

Le gestionnaire peut consulter et exporter après sélection et tri les différents événements via un dashboard. L’accès au dashboard est géré par le gestionnaire, qui peut attribuer des droits limités aux données en fonction du profil de la personne qui consulte.

Prêt/Rendu de matériels

Le participant peut emprunter et rendre des matériels (outils, smartphones, casque de traduction, micro-ordinateurs, pressing, …). Il est identifié grâce à son badge.
Le gestionnaire connaît en temps réel les matériels empruntés et l’état du stock.

Chaque matériel comporte un QR Code. L’hôte(sse) à l’aide d’un PDA flashe le QR Code du badge de l’emprunteur (ou son badge RFID) puis le QR Code sur matériel.
Le rendu s’effectue simplement par flashage du QR Code du matériel.
Le gestionnaire a, en temps réel (visualisation ou export Excel) l’état des prêts et des rendus ainsi que la liste des matériels disponibles.
Pour des évènements de plusieurs semaines, il est souvent possible pour les organisateurs et prestataires de faire nettoyer leur linge. La gestion du pressing se fait par la lecture du badge de l’organisateur ou du prestataire et du QR Code apposé sur le sac de linge.
Ces sacs de linge sont ensuite scannés en totalité et remis au pressing. Lors de la remise des sacs de linge « propres » par le pressing, un scan des sacs remis est effectué, et la restitution au propriétaire se fait par lecture du badge figurant sur le sac de linge.

Impression de documents

Le participant peut imprimer tout type de document en présentant son badge sur un terminal (reçu, facture, certificat de présence, documentations…).

Distribution d'objets

Pour faciliter la distribution « d’objets » (CD, mallette, tenues, ouvrages, documents…).
les droits à un ou plusieurs objets sont inscrits dans le badge pour éviter les risques de fraude. OpenPass peut fournir en temps réel le type, le nombre et le pourcentage d’objets distribués.

Exports et statistiques

Tout au long de la manifestation les événements sont téléchargés dans la base de données en temps réel (horodatage à la seconde près).
Les statistiques sont consultables en temps réel (horaires, catégorie de participants, type de droits, etc…) par les gestionnaires de compte en fonction de leurs droits paramétrés par le responsable.

Exports

Inscrits en fonction des catégories
Commandes
Journaux comptables (Excel ou pdf) et recettes permettant l’intégration dans leur propre comptabilité
Mails
Nombre de badges en fonction des catégories, du mode d’inscription, ...

Statistiques et autres

Par catégorie
Par Pays
Par département
Par zones géographique
Par fonction

Taux d'occupation des salles
Nombre d'entrées et de sorties
Refus

Gestion d'une flotte de véhicules

Des smartphones permettent de gérer une flotte de véhicules : l'état du véhicule, des équipements, du temps d’utilisation, de la disponibilité…
Chaque véhicule comporte un QR Code collé sur le pare-brise ou la clé du véhicule.

Le principe est le suivant :

Pour le prêt :
- Scan du QR Code du badge de l’emprunteur
- Scan du QR Code collé sur le véhicule ou la clé
Pour le rendu :
- Scan du QR Code collé sur le véhicule ou sur la clé.

Un fichier Excel permet l’import de toutes les caractéristiques des véhicules
- Immatriculation, numéro de production, localisation, kilométrage, niveau de carburant, état de la carrosserie, propreté intérieure et extérieure, équipements, ...
Un export Excel comporte :
- La liste des courses par véhicule et par chauffeur
- La durée des courses par chauffeur ainsi que les cumuls

Gestion des Smartphones

Ce site affiche toutes les informations des smartphones qui contrôlent les accès, prêt-rendu de matériels et gestion de flotte de véhicules. Il comporte 3 onglets : Liste des smartphones, carte pour afichage de la géolocalisation et informations détaillées.
Chaque smartphone comporte :
- Nom et état des connexions WI-FI et/ou réseau Mobile
  
  Demande de géolocalisation
  
  Affichage clignotant de l'écran
  
  Activation du buzzer
  
  Mise à jour des applications
- Accès aux informations